Política de privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

NODEXUM S.A.S.

NIT. 901.285.179-0

Teléfono de contacto: (+57) 4 590 63 33

Correo Electrónico del Encargado del Tratamiento: ivanlondono@emision.co

Domicilio: Carrera 48 # 12 sur – 161 

De acuerdo con el artículo 15 de la Constitución Política, en aplicación y desarrollo de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2012, y cualquier otra norma que las adicione, modifique o sustituya, y las sentencias C- 1011 de 2008 y C-748 de 2011, establecemos en el presente documento la POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NODEXUM S.A.S., a la cual pueden acceder los titulares de datos relativos a las actividades comerciales y laborales de la Compañía.

  1. I. FÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política de tratamiento de datos se refiere a la protección de los datos registrados en las bases de datos que tiene esta Compañía, recopilados con ocasión del ejercicio de sus actividades comerciales y laborales.

  1. DEFINICIONES

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se entiende por: 

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
  1. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a sus datos personales.
  1. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  1. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  1. Dato público: Cualquier dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  1. Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  1. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  1. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  1. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  1. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  1. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  1. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión.
  1. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el tratamiento y protección de los datos personales se sujeta a los siguientes principios:

 

  1. Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

 

  1. Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

 

  1. Libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

  1. Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

  1. Transparencia: En el Tratamiento se garantiza el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

  1. Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones contenidas en la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet no en otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

 

  1. Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

  1. Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

De acuerdo con la Ley 1581 de 2011, los titulares de los datos personales sujetos a tratamiento tienen los siguientes derechos: 

 

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 

  1. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2011.

 

  1. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

 

  1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2011 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

 

  1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

 

  1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  1. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de datos personales tiene los siguientes deberes impuestos por la ley de la República de Colombia:

 

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

 

  1. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

 

  1. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

 

  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

  1. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

  1. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

 

  1. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

 

  1. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

 

  1. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

 

  1. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

 

  1. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

 

  1. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

 

  1. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

 

  1. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

  1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  1. DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

 

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el Encargado del tratamiento de datos en esta Compañía tiene los siguientes deberes:

 

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

 

  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

 

  1. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de ley.

 

  1. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

 

  1. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley.

 

  1. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

 

  1. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.

 

  1. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

 

  1. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  1. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

 

  1. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

  1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  1. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAISES

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, está prohibida la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Los estándares para determinar cuándo hay un nivel adecuado de protección en el país receptor son:

  1. Existencia de normas aplicables al tratamiento de datos personales.
  1. Consagración normativa de principios aplicables al tratamiento de datos, entre otros: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
  1. Consagración normativa de derechos de los Titulares.
  1. Consagración normativa de deberes de los Responsables y Encargados. 
  1. Existencia de medios y vías judiciales y/o administrativas para garantizar la tutela de los derechos de los Titulares y exigir el cumplimiento de la ley. 
  1. Existencia de autoridad (es) pública (s) encargada (s) de la supervisión del Tratamiento de datos personales, del cumplimiento de la legislación aplicable y de la protección de los derechos de los Titulares.
  1. FINALIDAD

NODEXUM S.A.S. recopila datos personales de los clientes a los cuales provee servicios de habilitación ante la DIAN, así como algunos datos de terceros que se encuentran contenidos en la facturación electrónica o en la nómina electrónica de los clientes; también recopila datos de sus empleados, ex empleados y proveedores de bienes o servicios nacionales y extranjeros, contratistas, inversionistas y socios, con el fin de:

  1. Ejecutar las obligaciones contractuales que pueda tener la Compañía como prestadora del servicio de emisión de facturación y nómina electrónica, así como las obligaciones que pudiese adquirir como contratante de bienes y servicios necesarios para el desarrollo del objeto social de la Compañía. 
  1. Informar acerca de los proyectos que se encuentra desarrollando la compañía, tanto en el ámbito contractual, como publicitario al público en general.
  1. Registrar la información de empleados y ex empleados, con el fin de ejecutar las obligaciones que tenga la Compañía como empleador, incluyendo las obligaciones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) para lo cual se almacenarán datos sensibles, como su información médica.
  1. Registrar la información de sus socios, inversionistas, miembros de junta directiva, administradores y demás personal necesario para el funcionamiento de la compañía con el fin de cumplir obligaciones contractuales, societarias y legales.

Se procura que los datos que son recopilados por esta Compañía, sean recolectados directamente de los Titulares de los datos, los que pueden ser tomados de los documentos físicos, electrónicos, mensajes de datos o comunicaciones en cualquier formato, no obstante, dada la naturaleza de la actividad comercial de la compañía y de los servicios que presta, podrá recopilar datos de terceros en virtud de la prestación misma del servicio.

La compañía podrá compartir los datos con terceros (Google y Amazon Web Services) en razón del uso de sus servidores para almacenamiento de datos en la nube.

La Compañía solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento. Una vez lo considere necesario, podrá proceder a la supresión de los datos personales.

Las bases de datos almacenadas por la compañía tendrán una vigencia de diez (10) años.

  1. AUTORIZACIÓN

Al momento de recolección de los datos al Titular, se le solicitará su consentimiento previo, expreso e informado, excepto para los siguientes casos previstos en la ley, entre los cuales se encuentran los siguientes:

 

  1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

 

  1. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas, y en general cualquier dato de naturaleza pública.

 

  1. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

 

  1. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. 

 

  1. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS SOBRE LA INFORMACIÓN TRATADA

 

Los Titulares de los datos que hagan parte de las bases de datos de esta Compañía podrán consultar, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de la información que sea tratada o revocar su autorización. Para tal caso, se encuentran habilitados los siguientes medios de atención a las PQR:

 

  1. Vía telefónica al número de teléfono fijo: (+57) 4 590 63 33

 

  1. Vía correo electrónico: ivanlondono@emision.co

 

La consulta será atendida dentro de un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta, se informará al Titular los motivos de la demora en la respuesta. Así mismo, se deberá informar el nuevo plazo dentro del cual se deberá responder la consulta, término que no podrá exceder los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

De la misma manera, cuando los Titulares consideren que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando consideren que ha ocurrido la violación de uno de los derechos o deberes contenidos en el presente documento, así como en la ley, podrá presentar un reclamo de acuerdo al procedimiento y las formalidades establecidas en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2011, o la que la modifique o sustituya. Los reclamos deberán ser remitidos a esta Compañía mediante los mismos medios habilitados para la solicitud de consulta.

 

  1. MEDIDAS DE SEGURIDAD

 

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normativa vigente, la Compañía adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a la conservación de la información, con el fin de evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

  1. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

 

La presente política de datos personales fue creada el día diecinueve (19) de abril de 2021, y entra en vigencia a partir del diecinueve (19) de abril de 2021. Cualquier cambio en la misma se informará por los medios que considere convenientes y suficientes para llegar a todos los Titulares de datos. 

 

 

Atentamente,

 

 

 

 

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IVÁN LONDOÑO

Representante Legal

NODEXUM S.A.S.

NIT. 901.285.179-0